Viele EinkäuferInnen von Versandkartons für Online-Shops, Versandhändlern und Logistikunternehmen kennen es:

– Wieder viele Rückfragen vom Hersteller?

– Wo kommen die Preisunterschiede her? Ist das eine Einmallieferung oder aufgeteilt auf mehrere Lieferungen? Sind es unterschiedliche Kartonformen oder Extras wie Selbstklebestreifen oder Automatikböden?

– Ist sinnvolles Vergleichen möglich oder vergleiche ich Äpfel und Birnen?

Die perfekte Ausschreibung

Bei der perfekten Ausschreibung muss man sich im Vorfeld klar sein, welches Ziel man mit der Ausschreibung anstrebt:

  1. Kostenreduktion bestehender Verpackungen bzw. neue Verpackungen, welche man relativ exakt spezifieren kann.
  2. Ausschreibung zur Optimierung der Verpackungsarten und Größen mit dem Ziel die Verpackungen zu reduzieren.
  3. Eine Neuentwicklung einer Verpackung für besondere Zwecke.

Wir fokussieren uns in diesem Artikel auf den Aspekt 1) Ausschreibung bestehender Verpackungen, da das Vorgehen für 2) die Optimierung der Verpackungsarten und -größen sowie eine 3) Neuentwicklung anders laufen sollte. In späteren Artikeln mehr dazu.

Kostentipp

– Erstellen Sie einen klaren Zeitplan mit Deadline der Angebotsabgabe!

– Erklären Sie explizit das es keine Verhandlungsrunden gibt, (spart Zeit), das erste Angebot muss passen!!

Paxly Ausschreibungsvorlage

Die dargestellte Paxly Ausschreibungsvorlage führt durch alle zu beachtenden Punkte und stellt sicher, dass man

(a) genau die Verpackungen bekommt, welche man benötigt,

(b) Zeit für Rückfragen auf ein Minimum reduziert und

(c) kostenoptimal einkauft.

Die einzelnen Punkte sind nachfolgend im Detail aufgeführt.

1. Produktspezifische Informationen

Wahl der Bauart bzw. FEFCO-Konstruktion

Der FEFCO-Code definiert die Bauart der Verpackung und entscheidet über ihr Handling sowie die Kosten (z.b. zusätzlich mit Automatikboden oder Selbstklebeverschluss, etc.). In diesem Artikel wird erklärt wie man den besten FEFCO-Code wählt und in diesem welche zusätzliche Funktionen wie viel mehr kosten und Vorteile bringen.

Klare Unterscheidung zwischen Innen- und Außenmaßen

Industriestandard sind Innenmaße und Hersteller geben auf Ihren Angeboten normalerweise immer die Innenmaße an. Daher sind im Versandhandel zwar die Außenmaße wichtig anzugeben, aber die Angebote kommen trotzdem mit Innenmaßen.

Qualität

Elementar ist die Angabe der Qualität des Kartons – d.h. die Stabilität des Kartons. Diese kann grundsätzlich auf drei Arten angegeben werden:

Basis

Hier müssen nur 4 Eigenschaften angegeben werden:

  • Verpackungsinhalt: Wichtig sind Beschreibung, Material und Größe des zu verpackenden Gutes. z.B. 6 Coca-Cola Flaschen aus Glas, 0,75l (Höhe: 25cm, Durchmesser 4,5cm)
  • Verpackungsgewicht: Was zeigt eine Waage an wenn Sie den gesamten Inhalt einer Verpackung abwiegen? z.B. 6 Coca-Cola Flaschen zu je 1kg = 6kg
  • Versandart: Einzelversand oder Palettenversand.
  • Art des Produkts: Je nachdem, ob der Verpackungsinhalt lose in der Verpackung herumfliegen kann oder es befestigen wirkt und somit zur Stabilität der Verpackung beiträgt.

VDW-Norm mit Wellenart

Die Qualität oder Sorte nach der offiziellen VDW-Norm eignet sich hervorragend eine deutlich genauere Spezifikation als mit der Basis-Variante vorzunehmen.

Tipps sind hier grundsätzlich: am Besten weitverbreitete VDW-Normen nehmen (z.B. immer eine B-Welle mit 1.1 oder 1.20 oder eine 2.30 BC-Welle, 2.40 BC-Welle, 2.60 BC-Welle) und oft vorkommenden Wellenarten (z.B. BC, etc.) verwenden -> hier ist der Wettbewerb höher und dies führt meist zu besseren Preisen.

Exakte Materialzusammensetzung

Falls von der alten Auftragsbestätigung die Information vorhanden ist, sonst beim aktuellen Hersteller/Händler erfragen oder man das notwendige Fachwissen hat, ist es am Besten die exakte Material- und Qualitätszusammenstzung.

z.B. Testliner braun 140 / WS 90 / Testliner Braun 140 anzugeben.

Kostentipp

-> Kartons gerade so stabil wie notwendig kaufen, um Geld und Lagerplatz zu sparen: „So viel wie nötig, so wenig wie möglich an Wellpappe.“

-> Am Besten mit der VDW-Norm & Wellenart die Ausschreibung durchführen: Dies ist sehr genau, lässt aber den Hersteller genug Freiheit um auf ihren Maschinen das beste Preis-Leistungs-Verhältnis herauszuholen.

Grundfarbe des Materials

Die Farbe des Grundmaterials muss ebenfalls angegeben werden. Hierbei ist die Reihenfolge von der günstigsten Kombination zur teuersten:

  1. Braun/Braun
  2. Weiß/Braun
  3. Weiß/Weiß
  4. Braun/Weiß.

Kostentipp

-> Muss es ein weiß/weiß Karton sein? Reicht nicht auch weiß/braun, hier gibt es eine Ersparnis von ca. 3 Prozent?

-> Braun/braun ist bei Kunden im Versandhandel aufgrund des Themas Nachhaltigkeit bei Kunden beliebt und wird im Versand auch nicht so dreckig wie ein weißer Karton.

GrundfarbeBraun/BraunWeiß/BraunWeiß/WeißBraun/Weiß
Preisniveau0%+3%+8-10%+8-10%
HäufigkeitStandardHäufigMittelSelten

Druck der Verpackung

Bei der Bedruckung von Verpackung gibt es einige Punkte zu beachten. Je nach Wissensstand und Qualitätsansprüchen gibt es unterschiedliche Aspekte zu gewichten.

Druckverfahren

Sollten Sie sich mit Druckverfahren nicht auskennen oder auseinander setzen wollen, überlassen Sie die Entscheidung dem Hersteller – hier kann es im Zweifel aber sein, dass unterschiedliche Druckverfahren zu unterschiedlichen Preisen und Qualitäten angeboten werden.

Kostentipp

Am Besten sollen die Hersteller mengenabhängig entscheiden und zur Bewertung soll immer das Druckbild mitgesendet werden.

Die Unterscheidung zwischen den Druckverfahren ist einfach wie folgt:

DruckverfahrenPreisniveauVorteileNachteile
Flexo
(Standard)
ca. 90% Marktanteil
+10%– Weite Verbreitung mit gutem Wettbewerb
– Kostengünstig ab einer Stückzahl ab 5.000 bis 10.000 Stück.
– Im Onlineversand perfektes Druckverfahren
– Teuer bei kleinen Stückzahlen und Auflagen wg. Klischeekosten (Einmalkosten)
– Etwas schlechtere Qualität als Offset und Probleme bei sehr feinen Konturlinien (z.B. schmaler als 3 mm)
Digitaldruck +25%– Gut bei Kleinstmengen- Kein Klischee
– Sehr gute Qualität
– (Noch) Teuer bei mittleren bis großen Stückzahlen
Offset +30-40% – Gut bei kleineren Stückkosten
– Kein Klischee
– Sehr gute Qualität
– Günstiger bei mittlerer Stückzahl als Digitaldruck
– Teurer als Flexo bei mittleren bis großen Stückzahlen (ab 5.000 bis 10.000 Stück), falls Flexo möglich ist

Anzahl Farben

Die Anzahl der Farben sind elementar für eine Angebotslegung, da bei z.B. einem Flexo-Druck jede zusätzliche Farbe zwischen 500 und 900 EUR bei den Klischee kostet und zusätzlich die Stückkosten teurer macht. Ideal ist noch die Angabe der exakten Farben, da einige Sonderfarben noch teuerer sind.

Farbdeckung

Abhängig von der Menge der Druckfarbe wird der Druck teurer oder günstiger. Die folgenden Bilder zeigen was man sich unter Farbdeckung konkret vorstellen kann und wie es in der Ausschreibung anzugeben ist.

Lackierung

Je nach dem ob der Karton glänzend lackiert sein soll oder nicht, ist dies zusätzlich anzugeben.

Druckbild/Stanzzeichnung

Falls Sie schon ein Druckbild mit Farben als vektorisierte PDF oder als einfaches JPG oder PNG bereits haben, geben Sie dies auf jeden Fall zusätzlich mit an; damit werden die abgegebenen Preise genauer.

Lieferkonditionen

Folgende Logistikinformationen sind noch für die Lieferkonditionen relevant.

Lieferabrufe

Falls die Menge für ein Verpackungsprodukt über einen Lieferzeitraum auf mehrere Lieferungen aufgeteilt wird, dann ist es sehr wichtig folgende Infos anzugeben: Die Gesamtmenge pro Lieferzeitraum (zwischen 3 und 24 Monaten), Anzahl der Lieferabrufe pro Woche / Monat oder Jahr.

Der Preisunterschied sind ca. 5 bis 10% pro zusätzlicher Lieferung.

Lieferzeit

Der gewünschte Lieferzeit sollte bedacht gewählt werden. Natürlich ist sofort am Besten, dies kostet aber einiges an Geld, da der Hersteller (a) einerseits Lagerhaltungskosten für kurzfristige Lieferzeiten einplanen muss und (b) höhere Logistikkosten für die einzelnen Anlieferungen.

LieferzeitJIT3-4 Tage7 Tage21/28 Tage
Preisniveau+15-25%+10/15%+10%0%
Wettbewerber: Anz. HerstellerWenigMittelVieleViele
Lagerhaltung notwendigJaJaJaNein

Kostentipp

-> Können Produkte gemischt angeliefert werden, d.h. mehrere Verpackungsprodukte in einer Lieferung in einem LKW?

-> Gibt es einen Fixtermin, z.B. immer Mittwochs 1x die Woche, so können Hersteller und Sie besser planen!

-> Anhand der Paxly Tabelle: Wie viel Flexibilität ist wirklich notwendig? Lohnt sich diese finanziell?

2. Allgemeine und logistische Informationen

Folgende allgemeine Informationen sind preisrelevante Faktoren.

Vertragslaufzeit, Bedarfbeginn und EUWID-Preisleitklausel

Mit mehreren Verpackungsprodukten und mehreren Lieferungen über einen definierten Zeitraum empfiehlt sich aufgrund von Preisgründen ein Rahmenvertrag. Dazu soll die Vertragslaufzeit des Rahmenvertrags auf 3, 6, 9, 12 oder 24 Monate definiert werden, wann die erste Lieferung benötigt wird und ob eine sogenannte EUWID-Klausel genutzt werden soll oder nicht.

Die EUWID-Preisleitklausel regelt, ob die Schwankungen des Papierpreises (nach oben und unten) an Sie als Endkunde weitergereicht werden.

  • Vorteil: Hersteller kalkuliert keinen Risikoaufschlag zusätzlich und bei Senkungen bezahlt man für die Verpackungen weniger.
  • Nachteil: Bei Preissteigerungen zahlt man mehr für Verpackungen.

EUWID Hintergrund Erklärung

Der EUWID ist der Papierpreisindex für Europa und hat bei Wellpappe eine große Relevanz, weil bei Wellpappe der Kostenanteil zwischen 30% und 50% der Gesamtkosten einer Verpackung beträgt und somit einen großen Hebel darstellt.

Entwicklung der Papierpreise von 2011 bis 2018(Bild: Euwid/VDW)

Eine faire und typische EUWID-Preisleitklausel liest sich wie folgt:

Kostentipp

-> Rahmenverträge bei Jahres- oder Halbjahresmenge nehmen: Diese bündeln ein größeres Einkaufsvolumen und bieten Versorgungssicherheit – vor allem für die Weihnachtssaison!

-> 1 Rahmenvertrag mit 12 Abrufen über 12 Monate ist preislich meist deutlich besser als 12 einzelne Bestellungen!

-> EUWID-Klausel verwenden.

Lagerbesonderheiten für Logistik

  • Hebebühne benötigt: Ja / Nein. Das ist ein Kostenaufschlag von ca. 10 bis 20 EUR pro Anlieferung.
  • Anlieferung möglich mit kleinem LKWs (<7,5t) oder großen LKWs
  • Abrufmenge pro Abruf (Stk.): Abhängig von Ihrem Lager können Sie nur einige wenige Mengen an Paletten annehmen oder einen ganzen LKW-Zug. Bei der 2. Variante sind die Frachtkosten am Besten. Bei ganzen LKW-Anlieferungen spart man sich ca. 20 bis 30% der Kosten im Vergleich zum Stückgut; beim halben LKWs bis zu 15% bis 20% der Kosten.

Kostentipp: Können Sie eine größere Menge abnehmen um ganze LKWs zu füllen und somit Frachtkosten zu sparen? Opportunitätskosten sind die eigenen Lagerkosten!

Die Farben und Prozente zeigen welche Menge pro Lieferung günstig und welche teuer ist. 6-10 Paletten sind z.B. teurer als Stückgut (<5 Paletten).

Palettenanforderungen

Grundsätzlich ist der Palettentyp und die Palettenmaße relevant. Industriestandard im Versandhandel ist eigentlich die EURO-Palette mit einer Länge von 1.200mm und einer Breite von 800mm.

Abhängig vom eigenen (Regal-)Lager oder des Lagers des Dienstleisters, ist die Angabe der maximalen Palettenhöhe und die des maximalen Palettenüberstands wichtig.

Kostentipp

Beachte ein „normaler“ LKW hat eine Innenhöhe von 2.60m -> diese sollte ausgenutzt werden, da Sie sonst Luft bezahlen!

-> Kann man mit 2,10 Meter Palettenhöhe arbeiten?
-> Alternativ kann man mit 2 Paletten übereinander bei der Anlieferung mit je 1,20 Meter arbeiten; d.h. hat man einen Gabelstapler dafür?

Die Grafik zeigt die empfohlenen Palettenhöhen zu wählen und die entsprechende Kostenentwicklung.

Zahlungskonditionen und INCO-Terms

Um sich die Kalkulation mit den unterschiedlichen Skonto-Zahlungsbedingungen zu ersparen und die Angebote direkt vergleichbar zu machen, empfiehlt sich direkt das Zahlungsziel (14 Tage netto, 30 Tage netto, etc.) zu anzugeben.

Kostentipp

Immer Netto ohne Boni und Skonto die Anfrage stellen und das netto Zahlungsziel vorgeben.

Der „Industriestandard“ bei den INCO Terms ist DDP was einer Freihauslieferung entspricht.

Ausschreibungsprozess: Ausreichend Zeit einplanen

Abhängig von den Anforderungen an die Verpackung – also ob Druck oder Lagerhaltung benötigt wird – ist die Dauer von dem Versand der Anfrage bis zur ersten Lieferung unterschiedlich lang. Nachstehend sind zwei häufig vorkommende Beispiele als Zeitablauf dargestellt.

Bedruckte Verpackung mit Lagerhaltung

Thomas, das Schiff passt nicht so 🙂

Unbedruckte Verpackung mit Einmallieferung

Digitales Ausschreibungstool

Falls ihr eine digital interaktive Variante einer guten Ausschreibung durchführen wollt, könnt ihr hier den Paxly Ausschreibungsprozess nutzen.

Ihr könnt ihn auch kostenlos zur Ausschreibung oder Einkauf eurer Kartons nutzen.

Damit könnt ihr direkt auch den Angebotsvergleich im Detail ähnlich wie bei Check24 vornehmen.

Ich hoffe ihr wisst jetzt worauf ihr bei Verpackungsausschreibungen achten solltet. Viel Erfolg bei eurer nächsten Ausschreibung!